Capaciteit waarborgen vraagt om slim werken

Om de capaciteit binnen je bedrijf op orde te krijgen, is het een goed idee om te investeren in meer parttimers. Voor elke functie kun je soms misschien wel 2 of 3 mensen flexibel inzetten. Mocht er een van hen een keer ziek worden, dan heeft dit minder impact op de voortgang van je dagelijkse reilen en zeilen. Maar meer mensen betekent ook meer behoefte aan een gestroomlijnde interne organisatie. In dit blog lees je hoe je dat doet.

Start met de perfecte onboarding voor nieuwe medewerkers

Tegenwoordig is het bijna een cadeautje als een kandidaat kiest voor jouw bedrijf. Beter zorg je er dus voor dat je de belofte waarmaakt en ze een onvergetelijke onboarding bezorgt. Door een goed voorbereid traject in te richten, zullen nieuwe medewerkers zich niet alleen heel welkom voelen, maar ook snel en goed aan de slag kunnen omdat ze precies weten wie wie is en wat er van ze verwacht wordt.

Zorg voor een overzichtelijke organisatiestructuur

Niets is zo funest voor het succes van een organisatie als onduidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden. Mensen gaan dan namelijk op elkaar zitten wachten in de veronderstelling dat ‘die ander dat toch wel zal doen?’ Het is dus belangrijk dat iedereen precies weet wie waarvoor verantwoordelijk is. 

Creëer heldere en eenvoudig uitvoerbare processen

Ook hier geldt weer: duidelijkheid en eenvoud vergroot de kans op succes. Door voor regelmatig terugkerende werkzaamheden gestandaardiseerde processen vast te leggen, wordt de kans op fouten kleiner. Stel voor projectmatige klussen een projectplan op waarin duidelijk de taken, de rollen en de planning beschreven staan. 

Maak iedereen in het team zowel persoonlijk als gezamenlijk verantwoordelijk voor het resultaat

Iemand die weet dat hij of zij beoordeeld wordt op het eindresultaat, zal sneller geneigd zijn om zijn zaken tot in de puntjes geregeld te hebben. Zo iemand zal sneller zijn openstaande taken netjes overdragen wanneer hij een dagje ziek is en zijn collega’s  informeren over de status van zijn werkzaamheden. Uiteraard blijft het een team effort, maar die specifieke verantwoordelijkheid zorgt ervoor dat mensen beter gaan samenwerken en zelf ook beter werk afleveren.

Overleg alleen als het concreet en effectief is

Te veel vergaderen wordt door bijna iedereen gezien als een van de grootste ergernissen op het werk. Met veel parttimers in dienst is het ook nog eens lastig om iedereen op dezelfde tijd op dezelfde plek te krijgen. Nu is overleg af en toe nodig om elkaar te informeren en om de voortgang van zaken te bespreken, maar probeer het aantal meetings tot een minimum te beperken. Zorg er daarnaast voor dat deze overleggen niet langer duren dan een half uur, dat er een agenda wordt gevolgd en dat de focus ligt op het maken en verdelen van actiepunten. Urenlang bakkeleien over details voegt vaak niks toe, is zonde van de tijd en werkt demotiverend. 

Ondersteun de organisatie met goede software

Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan? Met de juiste software kun je HR-zaken, projecten en administratie vaak een stuk eenvoudiger en inzichtelijker maken. Het vergt soms een flinke investering van tijd en geld, maar uiteindelijk betaalt het zich terug in de vorm van efficiëntie.